Podstawowe informacje dotyczące zasad przeciwdziałania i zarządzania konfliktami interesów w Banku Spółdzielczym w Bartoszycach opisane są w „Polityce przeciwdziałania i zarządzania konfliktem interesów w Banku Spółdzielczym w Bartoszycach”. Polityka określa zasady identyfikacji, zapobiegania oraz zarządzania konfliktami interesów oraz reguluje kwestię zarządzania konfliktem interesów związanym z naruszeniem przez pracowników Banku, członków Rady Nadzorczej lub Zarządu zasady niekonkurowania na rynku usług świadczonych przez Bank. 

Polityka zarządzania konfliktami interesów określa zasady postępowania w w/w zakresie, które mogą wystąpić w relacjach pomiędzy:

1) Bankiem a klientem;

2) klientem a osobą powiązaną lub osobą jej bliską;

3) osobą powiązaną lub osobą jej bliską a Bankiem;

4) klientami Banku;

5) Bankiem a udziałowcami Banku;

6) Bankiem a istotnymi dostawcami lub partnerami biznesowymi.

Konflikt interesów może powstać na skutek zaangażowania się Banku w działalność, powodującą rozbieżność:

- interesu Banku lub osoby powiązanej z interesem klienta,

- interesu Banku z interesem osoby powiązanej,

- interesu Banku lub osoby powiązanej z interesem istotnych partnerów biznesowych Banku lub stroną innej istotnej umowy, zawartej przez Bank. 

Przeciwdziałanie konfliktom interesów w przypadku pracowników Banku

Pracownik Banku posiadający wiedzę odnośnie sytuacji, które mogą wywołać bądź w których wystąpił konflikt interesów zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o stwierdzeniu istnienia konfliktu bezpośrednio do przełożonego, następnie przekazać informację do stanowiska ds. zgodności. Każda sytuacja konfliktowa, zgłoszona stanowisku ds. zgodności, podlega ocenie pod kątem jej zasadności i poddawana jest analizie w zakresie okoliczności powodujących wystąpienie konfliktu interesów.

W przypadku wystąpienia danego konfliktu interesów Bank indywidualnie rozstrzyga, jak postąpić, by nie doszło do naruszenia interesu klienta, w tym określa sposoby zarządzenia konfliktem interesów lub podejmuje decyzję o wstrzymaniu się z obsługą klienta oraz powiadomieniu klienta o istniejącym konflikcie.

Obowiązujące w Banku wewnętrzne akty prawne oraz rozwiązania organizacyjne mają na celu podjęcie wszelkich niezbędnych kroków służących unikaniu konfliktów interesów oraz właściwe zarządzanie tymi konfliktami interesów, których nie udało się uniknąć.

W uzasadnionych przypadkach, sprawa przekazywana jest Zarządowi, wraz z propozycją  podjęcia stosownych działań, zmierzających do:

1) wyeliminowania konfliktu interesów,

2) przeciwdziałania lub ograniczania negatywnych skutków wystąpienia konfliktu interesów.

W celu zapobieżenia konfliktowi interesów, każdy pracownik jest zobowiązany do:

• przestrzegania obowiązujących wewnętrznych aktów prawnych Banku, w szczególności regulujących proces przeciwdziałania i zarządzania konfliktami interesów;
• przestrzegania przepisów prawa, w szczególności w zakresie obowiązku zachowania tajemnicy bankowej, zawodowej oraz przedsiębiorstwa, a także informacji poufnych;
• w przypadku wystąpienia potencjalnego lub rzeczywistego konfliktu interesów – powstrzymania się od decydowania lub zabierania głosu w danej sprawie oraz powiadomienia osób, które uprawnione są do podejmowania decyzji;
• przestrzegania zaleceń Zarządu Banku oraz przełożonych. Bank prowadzi Rejestr konfliktów interesów w formie elektronicznej. Wyznaczony pracownik jest zobowiązany do wpisania konfliktu interesów do rejestru konfliktów interesów na podstawie przekazanych zgłoszeń lub na podstawie samodzielnie zidentyfikowanych sytuacji.

Środki i procedury przeciwdziałania i zarządzania konfliktem interesów

Bank stosuje w szczególności następujące środki i procedury służące zapobieganiu konfliktowi interesów i minimalizowaniu negatywnych skutków jego występowania:

• zapewnienie odpowiedniości Członków Zarządu Banku, Zarządu Banku jako organu kolegialnego oraz pracowników, których działalność zawodowa ma istotny wpływ na profil ryzyka w Banku;
• zapewnienie przekazywania przez Członków organów Banku informacji w zakresie prowadzonej działalności zawodowej i pozazawodowej;
• zapewnienie anonimowych kanałów przekazywania informacji o naruszeniach oraz szkolenia dla pracowników m.in. z zakresu zasad przeciwdziałania i zarządzania konfliktem interesów;
• działanie zgodnie z najlepiej pojętym interesem klientów Banku z uwzględnieniem interesu Banku;
• równoważenie celów ilościowych celami jakościowymi w przypadku pracowników zaangażowanych w świadczenie usług klientom;
• określenie trybu postępowania przy zawieraniu transakcji kredytowych z udziałowcami Banku oraz podmiotami powiązanymi z nimi kapitałowo lub organizacyjnie , osobami zatrudnionymi w Banku, a także zawieranie transakcji kredytowych z Członkami Zarządu albo Rady Nadzorczej Banku, osobami zajmującymi Stanowiska kierownicze w Banku oraz podmiotami powiązanymi z nimi kapitałowo lub organizacyjnie;
• niestosowanie korzystniejszych warunków, a w szczególności korzystniejszych stóp oprocentowania, niż stosowane przez Bank dla danego rodzaju umowy przy prowadzeniu rachunków bankowych oraz przy udzielaniu kredytów, pożyczek pieniężnych, gwarancji bankowych, poręczeń osobom i podmiotom powiązanym,
• zapobieganie dokonywaniu przez pracowników Banku transakcji własnych związanych z wykorzystaniem informacji poufnych oraz informacji stanowiących tajemnicę bankową;
• zakaz nadużywania przez pracowników uprawnień wynikających z zajmowanego Stanowiska lub realizowanych zadań poprzez wydawanie poleceń służbowych bądź podejmowanie działań niezgodnych z regulacjami wewnętrznymi Banku oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa;
• zapewnienie struktury organizacyjnej Banku, której celem jest rozdzielenie funkcji kontrolnych i funkcji operacyjnych;
• zapewnienie przez Kierowników Oddziałów takiego podziału kompetencji i organizacji pracy w nadzorowanych jednostkach / komórkach organizacyjnych, który ma na celu przeciwdziałanie konfliktom interesów oraz wskazywanie pracownikom nadzorowanych jednostek / komórek organizacyjnych właściwego sposobu postępowania w przypadku możliwości lub powstania konfliktu interesów.

W sprawach, w których występuje lub może wystąpić konflikt interesów w Banku wykorzystywane są w szczególności następujące środki:

• przeciwdziałania konfliktom interesów:

1. ujawnianie okoliczności, które mogą wywołać konflikt interesów bądź w których wystąpił konflikt interesów,
2. wyłączenie pracownika, którego konflikt dotyczy z podejmowania decyzji / głosowania,
3. powstrzymanie się przez pracownika od realizacji zadania służbowego, w związku z którym wystąpił lub może wystąpić potencjalny konflikt interesów oraz powierzenie tych czynności innej osobie;

• zarządzania konfliktami interesów:

1. zgoda bezpośredniego przełożonego, a w przypadku Członków Zarządu Banku zgoda Rady Nadzorczej Banku na prowadzenie dodatkowej działalności zawodowej, zasiadanie w organach innych podmiotów oraz na pobieranie z tego tytułu wynagrodzenia,
2. decyzja Członka Zarządu Banku nadzorującego jednostkę / komórkę organizacyjną Banku, której sprawa dotyczy,
3. stałe monitorowanie faktycznego oraz utrzymującego się konfliktu interesów w celu zapobiegania negatywnym skutkom dla interesu Banku bądź ich minimalizacji.